Pendahuluan
Pengelolaan arsip di Kantor Imigrasi berada di bawah Subbagian Tata Usaha. Pengelolaan arsip meliputi penataan, penyimpanan, dan pemusnahan arsip fisik dan digital.
Arsip dalam pengelolaannya mencakup arsip vital dan aktif menggunakan sistem terintegrasi. Arsip juga dibedakan menjadi arsip substantif dan arsip fasilitatif.
Arsip substantif adalah dokumen pokok yang dihasilkan dari tugas, fungsi, dan kegiatan utama suatu instansi atau organisasi. Arsip fasilitatif adalah dokumen hasil kegiatan pendukung, rutin, atau administratif yang berlaku umum di semua instansi/organisasi.
Dalam memundahkan penataan arsip substantif, Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis mengembangkan Aplikasi Pemetaan Arsip Fisik Substantif (SiPersiks). Dengan ini penataan arsip menjadi lebih mudah dalam penyimpanan dan peminjaman berkas.
Tentang Aplikasi
Aplikasi Pemetaan Arsip Fisik Substantif merupakan penambahan fitur dari aplikasi yang sudah ada sebelumnya, selain pemetaan lokasi penyimpanan arsip, aplikasi ini juga mencatat setiap peminjaman dan pengembalian arsip. Sehingga, setiap arsip yang masuk dan keluar dapat dipantau. Tidak hanya pemetaan arsip fisik substantif permohonan dokumen perjalanan RI, aplikasi ini juga mencakup arsip permohonan izin tinggal keimigrasian.
Kemudahan yang didapat dari penggunaan aplikasi
Dengan adanya aplikasi pelacakan keberadaan arsip menjadi lebih mudah dan cepat. Aplikasi ini juga meminimalkan arsip hilang karena tidak dikembalikan. Selain itu, laporan pencatatan arsip dapat dengan mudah dicetak untuk kebutuhan pelaporan maupun pemusnahan arsip.
Keamanan data
Aplikasi ini aman dari akses publik karena menggunakan jaringan lokal dan server internal Kantor Imigrasi Kelas II TPI Bengkalis
